6 Langkah Mudah Membuat Analisis Jabatan

Mempekerjakan orang yang tidak tepat di organisasi bisnis kerap bermula dari ketidakjelasan peran dari sebuah posisi atau jabatan. Penyebab secara umum adalah HR, perekrut, atau manajemen di perusahaan kurang memahami secara mendalam bagaimana sebuah jabatan harus dijalankan, dan cenderung menuliskan job description standar.

Setiap perusahaan perlu melakukan analisis jabatan atau job analysis untuk menghindari masalah di atas. Analisis jabatan adalah proses identifikasi tentang sebuah pekerjaan atau peran secara detail dan cermat, termasuk karakteristik dan persyaratannya. 

Analisis jabatan berguna untuk membantu memahami seluk-beluk sebuah pekerjaan yang dibutuhkan organisasi sebelum rekrutmen. Tanpa job analysis yang akurat, Anda tidak akan menemukan kandidat yang tepat untuk membantu pencapaian tujuan perusahaan.

Berikut ini 6 langkah mudah dalam membuat analisis jabatan.

Mengumpulkan informasi 

Kumpulkan informasi mengenai tanggung jawab dan tugas sebuah jabatan yang akan Anda rekrut. Ini sangat penting, terutama jika jabatan tersebut merupakan peran baru di perusahaan Anda atau belum pernah ada sebelumnya.

Anda perlu bertanya pada HR expert atau spesialis mengenai fungsi dan peran jabatan tersebut dalam organisasi. Anda juga dapat menghimpun informasi di internet tentang contoh job description dari pekerjaan terkait.

Membandingkan dengan perusahaan lain

Berikutnya, ambil contoh bagaimana perusahaan lain mendefinisikan peran atau jabatan serupa. Di beberapa situs pencarian kerja, Anda dapat membandingkan sejumlah perusahaan yang membuka lowongan kerja untuk posisi yang sama. 

Beberapa organisasi menggunakan nama atau judul jabatan yang sama, tetapi masing-masing memiliki peran yang disesuaikan kebutuhan perusahaan. Seorang marketing manager di perusahaan A bisa memiliki deskripsi pekerjaan yang berbeda dengan marketing manager di perusahaan B, bahkan meski keduanya bergerak di industri yang sama.

Fokus pada kebutuhan di perusahaan Anda

Perusahaan Anda unik, berbeda dari kompetitor, dengan karakter, kultur, dan proses kerja yang berbeda pula. Gunakan informasi yang Anda kumpulkan di atas hanya sebagai referensi dan sesuaikan dengan kebutuhan spesifik di perusahaan Anda.

Untuk menganalisis peran khas ini, Anda perlu mengenali tugas-tugas harian dari jabatan tersebut. Cara paling mudah adalah dengan berkonsultasi dengan karyawan yang sebelumnya memegang jabatan yang sama jika ada, atau meminta pendapat dari manajemen atas tentang kebutuhan peran secara detail.

Menentukan tujuan jabatan dalam organisasi

Langkah berikutnya dalam analisis jabatan adalah mengenali tujuan dari posisi tersebut, mengapa jabatan itu harus ada dalam tim, di mana posisinya dalam alur kerja organisasi, dan bagaimana pekerjaan tersebut memberikan kontribusi bagi pencapaian tujuan perusahaan.

Analisis tujuan ini akan mengarahkan Anda untuk memahami tanggung jawab utama dari sebuah jabatan di dalam organisasi. Selanjutnya, Anda dapat menguraikan tanggung jawab ke dalam daftar tugas yang rinci, target, serta ukuran sukses dari peran itu. 

Menyesuaikan spesifikasi jabatan

Dengan uraian tanggung jawab peran, Anda lebih mudah menentukan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan dan memegang jabatan tersebut, misalnya daftar keterampilan dan pengalaman apa saja yang harus dimiliki oleh kandidat untuk sukses dalam peran tersebut.

Analisis jabatan juga termasuk mengenali jabatan dalam struktur organisasi dan merancang kisaran imbalan (kompensasi) jabatan menurut struktur dan skala upah yang berlaku di perusahaan.

Membuat job description secara tepat

Selanjutnya, Anda dapat membuat job description yang tepat dan rinci sebagai panduan pokok rekrutmen. Deskripsi pekerjaan juga dituangkan dalam dokumen perjanjian kerja untuk menegaskan kembali mengenai tanggung jawab yang harus dijalankan oleh karyawan terpilih.

Untuk proses rekrutmen yang efisien dan efektif, Anda dapat memercayakan pada TalentHunt, layanan dari platform rekrutmen online Glints, yang dapat membantu Anda menemukan top talent yang cocok dengan peran terbuka di perusahaan Anda lebih cepat. 

Kami memiliki lebih dari 100.000 top talent di database dengan beragam keterampilan dan pengalaman profesional. Dengan tim perekrut spesialis yang dibantu teknologi AI, kami merekomendasikan kandidat terbaik untuk Anda sesuai job description dalam waktu 2–3 minggu.

Anda hanya membayar recruitment fee jika memutuskan untuk merekrut kandidat kami, dan tidak ada biaya pembatalan apabila Anda tidak tertarik dengan mereka. Kami memberikan jaminan penggantian kandidat 90 hari apabila kinerja karyawan baru Anda tidak memuaskan.

Jangan lupa pasang iklan lowongan kerja gratis selamanya di Glints JobSearch. Fiturnya lengkap, ada 3 juta kandidat berkualitas yang siap melamar lowongan Anda.

(Penulis: Khairina)