Panduan HR: Menulis Surat Penawaran Kerja Karyawan
Proses rekrutmen dibuka dengan iklan lowongan kerja dan ditutup dengan surat penawaran kerja. Jika kandidat terpilih telah menerima dan menandatangani surat penawaran kerja, maka secara otomatis hiring karyawan mengakhiri proses rekrutmen.
Anda sebaiknya memberitahu kandidat yang tidak terpilih bahwa posisi/peran telah terisi. Sampaikan terima kasih atas ketertarikan mereka untuk bergabung dengan perusahaan Anda dan telah mengikuti proses rekrutmen sampai akhir.
Surat penawaran kerja (offering letter) umumnya diberikan setelah HR atau perekrut menghubungi dan memberitahu kandidat terpilih. Offering letter bisa dikirim dalam bentuk soft copy lewat e-mail atau hard copy lewat pos.
Jika mengacu ke UU No 13 Tahun 2003, surat penawaran kerja tidak dikenal dalam hukum ketenagakerjaan. Tetapi, yang ada adalah perjanjian/kontrak kerja yang menjadi dasar hubungan kerja antara pemberi kerja dan pekerja.
Surat penawaran memang bukan dokumen legal yang menandakan hubungan kerja, melainkan sebatas tawaran formal dari perusahaan untuk mendapatkan komitmen dari kandidat bahwa yang bersangkutan bersedia mengisi peran kosong di perusahaan. Dokumen ini juga menunjukkan keseriusan perusahaan untuk mempekerjakan kandidat.
Offering letter tidak sepenuhnya bersifat final. Kandidat masih boleh mengajukan keberatan apabila tidak cocok dengan kompensasi yang ditawarkan perusahaan, misalnya melakukan negosiasi gaji. Jika perusahaan setuju, maka selanjutnya dibuat perjanjian kerja yang mengatur hak dan kewajiban kedua pihak.
Sebenarnya tidak ada format baku dalam penulisan surat penawaran kerja, tapi ada beberapa poin yang perlu disebutkan dalam dokumen tersebut. Komposisi offer letter berikut ini bisa menjadi panduan HR.
Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara/Saudari (nama kandidat) di (alamat kandidat)
Dengan senang hati, kami mewakili (nama perusahaan) menyampaikan informasi bahwa Anda terpilih untuk mengisi posisi (nama pekerjaan) di perusahaan kami. Selama proses seleksi dan wawancara, kami sangat terkesan dengan keterampilan dan pengalaman Anda, dan kami percaya bahwa hal tersebut sangat bernilai dan dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan kami.
Apabila menerima tawaran ini, Anda akan memegang posisi sebagai (nama jabatan) dan akan bertugas di (lokasi kantor/perusahaan). Anda akan bertugas di bawah supervisi (nama dan jabatan atasan langsung).
Kami berharap Anda dapat bergabung dengan kami mulai (tanggal mulai kerja). Seandainya berhalangan pada tanggal tersebut, kami mohon Anda dapat segera menghubungi dan memberitahukan kepada kami.
Posisi/jabatan ini bersifat (permanen/kontrak/paruh-waktu) dengan tugas dan tanggung jawab seperti disebutkan dalam deskripsi pekerjaan yang kami lampirkan bersama surat penawaran kerja ini.
Anda diharapkan untuk bekerja selama (jumlah jam) jam seminggu, dengan waktu kerja (jumlah hari) hari dari (hari) sampai (hari). Jam kerja Anda dimulai pukul (jam masuk) hingga (jam pulang).
Anda akan menjalani masa percobaan selama (jumlah bulan) bulan, yang mana dalam waktu tersebut masing-masing pihak berhak memutuskan hubungan kerja dengan memberikan pemberitahuan tertulis (satu/dua) minggu sebelumnya.
Atas kontribusi Anda menjalankan tanggung jawab pekerjaan, perusahaan kami akan memberikan imbalan berupa kompensasi yang terdiri atas:
Yang akan dibayar setiap bulan melalui (transfer bank/langsung) pada tanggal (kisaran tanggal penggajian).
Perusahaan kami juga memberikan bonus tahunan berdasarkan laba usaha. Selain itu, Anda juga mendapat perlindungan asuransi kesehatan dan jaminan sosial yang kami berikan dalam bentuk tunjangan setiap bulan.
Perusahaan memberi Anda hak cuti berbayar (jumlah hari) hari dalam setahun dan cuti sakit (jumlah hari) hari.
Apabila Anda menerima tawaran pekerjaan ini, mohon untuk menandatangani salinan surat ini dan mengirimkan kembali kepada kami sebelum (tanggal).
Seandainya Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi (nama dan kontak). Kami sangat menantikan dan menyambut Anda bergabung dengan perusahaan kami.
Hormat kami,
(nama dan jabatan pengirim)
Untuk mencari karyawan terampil dan berpengalaman, Anda dapat menggunakan platform rekrutmen Glints for Employers yang efisien dan efektif. Mulai rasakan pengalaman menyenangkan merekrut dengan mudah, cepat, dan tanpa biaya di awal.
Dengan merekrut via Glints for Employers, Anda akan mendapat garansi selama proses onboarding 90 hari. Apabila kandidat yang kami rekomendasikan tidak cocok, maka kami akan mencari penggantinya gratis untuk Anda.
Proses screening kami cepat dan andal, dengan menggunakan teknologi machine learning (AI) yang dapat menyaring ribuan kandidat dan membuat peringkat otomatis sesuai dengan deskripsi pekerjaan Anda. Kami akan merekomendasikan kandidat yang paling tepat untuk Anda hanya dalam waktu 14 hari.
