Contoh surat panggilan interview di artikel ini bisa jadi acuan bagi Anda sebelum mengirimkan undangan pada kandidat.
Surat panggilan interview adalah undangan resmi yang dikirimkan kepada kandidat terpilih untuk melakukan wawancara dengan perekrut.
Surat panggilan wawancara yang baik akan membantu menyampaikan pesan dengan jelas dan meningkatkan respons positif dari kandidat terhadap perusahaan Anda.
Dalam artikel ini, Glints akan menjabarkan pengertian dan pentingnya surat panggilan interview, isi, contoh, serta tips membuatnya. Yuk, cari tahu lebih lanjut di bawah ini!
Di proses perekrutan, Anda akan mengecek CV dan memilih beberapa kandidat yang cocok dengan kualifikasi pekerjaan.
Setelahnya, Anda akan mengundang mereka untuk melakukan wawancara dengan cara mengirimkan surat panggilan interview.
Surat panggilan interview adalah undangan resmi yang berisi tentang detail wawancara seperti hari, tanggal, lokasi, instruksi untuk membawa dokumen terkait, dan hal lainnya.
Surat panggilan wawancara berbeda dengan offer letter. Offer letter merupakan dokumen yang Anda berikan pada kandidat yang sudah terpilih untuk menempati posisi pekerjaan.
Offer letter berisi gaji, benefit, dan informasi penting lainnya yang akan menentukan apakah kandidat terpilih akan menerima tawaran pekerjaan atau tidak.
Surat panggilan wawancara adalah jalur komunikasi pertama antara perekrut dan kandidat setelah lamaran dikirimkan.
Dilansir dari Indeed, ini beberapa alasan kenapa Anda harus membuat surat panggilan interview yang baik:
Oleh sebab itu, contoh surat panggilan interview penting untuk Anda pahami karena undangan wawancara yang baik dapat membuat kandidat merasa dihargai.
Hal ini dapat membantu membangun hubungan Anda bahkan sebelum Anda melakukan wawancara.
Meskipun tidak ada aturan khusus dalam membuat surat panggilan wawancara, harus ada informasi penting yang dapat membantu kandidat memutuskan apakah mereka akan menyetujui untuk melakukan wawancara atau tidak. Berikut isi surat panggilan interview:
Bila Anda mengirimkan undangan interview melalui email, buatlah subject yang lugas dan jelas agar langsung menarik perhatian kandidat saat mereka sedang membuka inbox.
Tuliskan detail posisi dan nama perusahaan Anda di subject. Contoh, “Interview Invitation – Finance Admin at PT Cahaya Terang.”
Jelaskan format wawancara, misalnya wawancara langsung tatap muka, lewat telepon, atau interview secara online.
Beberapa kandidat bisa jadi masih memiliki pekerjaan lain, jadi Anda perlu memberikan waktu dan tanggal wawancara di surat undangan, sekaligus menyediakan beberapa opsi tanggal dan jam yang dapat mereka pilih.
Kirimkan surat undangan interview beberapa hari atau minggu sebelum wawancara dilakukan.
Bila Anda melakukan wawancara tatap muka, sertakan alamat kantor dan link ke map alamat tersebut agar memudahkan kandidat untuk mengecek lokasi.
Jika diperlukan, Anda juga bisa menginformasikan lantai berapa wawancara akan dilakukan dan beri tahu bagaimana mereka harus memberi tahu Anda saat mereka telah tiba di lokasi, misalnya lewat chat di WhatsApp.
Bila Anda melakukan interview secara virtual, sediakan juga link untuk online interview yang dapat kandidat akses di waktu wawancara.
Penting untuk menginformasikan siapa saja yang akan mewawancarai kandidat. Sebutkan nama dan posisi mereka di perusahaan supaya kandidat bisa mempersiapkan diri.
Sebelum mengirim surat undangan interview, Anda perlu menyaring kandidat terbaik yang cocok untuk posisi yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan.
Untuk mempermudah proses ini, Anda bisa mencari kandidat berkualitas dengan memasang lowongan kerja gratis di Glints, lho!
Glints akan membantu Anda mendapatkan calon karyawan dengan lebih efisien yang cepat karena platform ini menyediakan jutaan kandidat yang siap untuk di-interview. Coba sekarang!
Sebagai referensi, berikut contoh-contoh surat panggilan interview dengan bahasa Inggris dan bahasa Indonesia dalam berbagai format:
Subject: Interview Invitation – Customer Experience Specialist at Jalan Jiwa Travel
Dear Widi Putri,
We are pleased to inform you that your application for the position of Customer Experience Specialist has been shortlisted for an interview.
We reviewed your resume and found your qualifications and experience in customer service to be impressive. We believe your skills and background align well with the requirements of this position.
We would like to invite you to an offline interview. Details are as follows:
Date: Thursday, 9 January 2025
Time: 13.00-14.00
Address: Jl. Palmerah Barat No. 99, Kec. Palmerah, Jakarta Barat 11480
In this interview you will be meeting with Ibu Larasati, Head of Customer Success.
Please note the following requirements for the upcoming interview:
1. Bring your hard copy resume.
2. Set your phone to silent mode.
3. Wear formal attire.
Please confirm your availability for the interview by 3 January 2025. If this time doesn’t work for you, please let us know your preferred times.
If you have any questions or require further information, please do not hesitate to contact me at 08777666999 or reply to this email.
Sincerely,
Reynald Pratama
Talent Acquisition
Jalan Jiwa Travel
Phone Interview for Content Manager at Hello Asia
Hi Dimas,
Thank you for your patience while we’ve been reviewing applications for the Content Manager position.
We’re excited to move forward and schedule a brief introductory phone call with you! This call will last about 30 minutes and I’d love to learn more about your experience as well as answer any questions you have about the position and our company.
Please let me know which of the following dates and times work best for you for a phone call:
• Wednesday, 8 January 2025 at 11.00
• Thursday, 9 January 2025 at 11.00
If you can’t make any of these, feel free to reply to this chat to suggest other times that would work for you. I look forward to chatting with you!
Kind regards,
Lala Karmela
Recruitment Specialist
Hello Asia
Subject: Undangan Wawancara – Customer Experience Specialist di Jalan Jiwa Travel
Yth. Widi Putri,
Kami menginformasikan bahwa lamaran Anda untuk posisi Customer Experience Specialist telah lolos seleksi dan berhasil maju ke tahap interview.
Setelah meninjau resume Anda, kami percaya bahwa kemampuan dan latar belakang Anda di bidang customer service sesuai dengan kualifikasi untuk posisi ini.
Kami mengundang Anda untuk interview tatap muka dengan detail sebagai berikut:
Tanggal: Kamis, 9 Januari 2025
Waktu: 13.00-14.00 WIB
Lokasi: Jl. Palmerah Barat No. 99, Kec. Palmerah, Jakarta Barat 11480
Di interview ini, Anda akan berdiskusi dengan Ibu Larasati, Head of Customer Success.
Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan:
Mohon konfirmasi ketersediaan Anda untuk interview ini sebelum 3 Januari 2025. Jika waktu di atas tidak sesuai, mohon informasikan alternatif waktu lain.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya di 08777666999 atau lewat email ini.
Hormat kami,
Reynald Pratama
Talent Acquisition
Jalan Jiwa Travel
Wawancara via Telepon untuk Posisi Content Manager di Hello Asia
Halo Dimas,
Terima kasih atas kesabaran Anda selama kami meninjau lamaran untuk posisi Content Manager. Kami akan melanjutkan proses seleksi dan mengundang Anda untuk wawancara singkat via telepon.
Wawancara ini akan berlangsung sekitar 30 menit. Kami ingin mengetahui pengalaman Anda lebih jauh, serta menjelaskan tanggung jawab pekerjaan dan perusahaan kami.
Pilih waktu yang sesuai untuk wawancara:
Mohon konfirmasi ketersediaan Anda dengan membalas chat ini. Jika waktu tidak sesuai, silakan sarankan waktu alternatif.
Regards,
Lala Karmela
Spesialis Rekrutmen
Hello Asia
Setelah melihat beberapa contoh surat panggilan wawancara di atas, kamu juga perlu memahami tips dalam membuat undangan interview yang baik supaya kandidat makin berminat bekerja di perusahaan Anda.
Pastikan Anda menyebutkan nama kandidat dan alasan kenapa mereka terpilih untuk interview. Anda bisa menuliskan latar belakang terdahulu mereka yang cocok dengan kualifikasi posisi pekerjaan.
Misalnya, “Pengalaman Anda di bidang marketing sesuai dengan apa yang kami cari.” Menurut Razor Pay, hal ini membuat kandidat merasa divalidasi dan dihargai, sehingga mereka memiliki kesan yang positif terhadap perusahaan Anda.
Bila perusahaan Anda punya budaya yang kasual dan terbiasa menggunakan bahasa yang tidak kaku, Anda boleh memakai tata bahasa yang lebih ramah di surat undangan untuk mencerminkan budaya perusahaan.
Ucapkan terima kasih bagi kandidat karena sudah melamar pekerjaan di perusahaan Anda dan bersabar menunggu selama Anda memproses berbagai lamaran lain.
Buat pelamar tahu bahwa Anda ingin mengenal mereka lebih jauh dan melihat apakah mereka cocok untuk pekerjaan itu.
Cara ini dapat meningkatkan potensi kandidat untuk setuju melakukan wawancara dengan Anda.
Kandidat tentunya ingin terlihat rapi dan pantas untuk posisi pekerjaan yang mereka lamar.
Oleh sebab itu, informasikan pakaian apa yang harus mereka pakai saat interview untuk mengurangi kekhawatiran mereka. Misalnya, pakaian formal atau business casual.
Bila ada beberapa barang penting yang harus dibawa, beri tahu kandidat lewat surat panggilan interview agar mereka bisa mempersiapkannya, seperti membawa portfolio, laptop, atau dokumen-dokumen lain.
Di akhir surat panggilan wawancara, pastikan Anda menuliskan call to action untuk kandidat.
Contohnya, meminta mereka mengonfirmasi apakah mereka bisa diwawancara di jadwal yang sudah ditentukan atau mengizinkan mereka mengajukan pertanyaan lewat email atau WhatsApp Anda.
Akhiri surat undangan dengan salam, nama, dan posisi Anda di perusahaan. Anda juga bisa menuliskan informasi kontak di bagian paling bawah surat untuk memudahkan kandidat menghubungi bila ada pertanyaan lanjutan.
Terkadang kandidat memiliki undangan lain di waktu yang sama, sehingga mereka mungkin butuh mengontak Anda untuk menyesuaikan jadwal wawancara.
Anda juga perlu membiasakan diri untuk proofreading email atau surat sebelum mengirimkannya. Cek typo, nama dan posisi kandidat, serta tata bahasa surat Anda.
Pastikan surat panggilan wawancara berisi semua informasi penting yang mungkin dibutuhkan kandidat.
Dengan memahami isi, contoh, dan tips membuat surat panggilan interview di atas, Anda dapat mempermudah proses rekrutmen, menimbulkan kesan pertama yang baik mengenai perusahaan, dan membuat kandidat lebih tertarik untuk melakukan wawancara.
Banyak perusahaan masih terjebak dalam mitos "kandidat sempurna". Mereka yakin dengan menunggu cukup lama, kandidat…
Pada Selasa, 18 Februari 2025 di Jakarta, Glints & vOffice baru saja menandatangani kerja sama.…
Temuan Utama Kandidat paling aktif cari kerja pada 2 minggu sebelum Ramadan. Ini waktu terbaik…
Menyampaikan keputusan pemutusan hubungan kerja (PHK) kepada seorang karyawan, baik melalui surat pemberhentian kerja alias…
Apakah bisnis atau perusahaan Anda sudah memiliki NIB? Nomor Induk Berusaha (NIB) adalah identitas pelaku…
Human capital atau modal manusia adalah metode untuk menarik dan mempertahankan karyawan terbaik dengan cara…