4 Template Job Description Personal Assistant + Tips Membuatnya

Dalam dunia bisnis yang serba cepat dan dinamis, peran Personal Assistant (PA) menjadi semakin penting. Seorang PA membantu meringankan beban tugas manajer atau eksekutif dengan menangani berbagai pekerjaan administratif dan operasional.

Agar perusahaan dapat menemukan kandidat yang tepat, penting untuk membuat personal assistant job description yang yang jelas dan menarik. Bagaimana caranya?

Artikel ini akan membahas template deskripsi pekerjaan untuk personal assistant, yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk menulis lowongan kerja yang lebih efektif. Template ini dirancang agar mudah disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda, dan membantu menarik calon pelamar dengan keterampilan yang sesuai.

Mari kita lihat lebih lanjut bagaimana membuat deskripsi pekerjaan yang tepat untuk posisi personal assistant!

Apa itu Job Description?

Job description (deskripsi pekerjaan) adalah dokumen yang merinci tanggung jawab, tugas, serta persyaratan yang dibutuhkan untuk sebuah posisi dalam perusahaan. Sebuah job description harus memuat informasi tentang jabatan yang bersangkutan, peran yang diemban, keterampilan dan kualifikasi yang diharapkan, serta tugas-tugas yang harus dilakukan oleh karyawan dalam posisi tersebut.

Peran dan Tugas Personal Assistant di Perusahaan

Seorang personal assistant (PA) atau asisten pribadi memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung manajer, eksekutif, atau individu penting dalam perusahaan agar tetap produktif.

Tugas utamanya adalah membantu mengatur dan menyelesaikan pekerjaan administratif sehari-hari, yang memungkinkan atasan atau eksekutif untuk fokus pada tugas-tugas strategis lainnya.

Berikut adalah beberapa tugas utama dari seorang personal assistant:

• Manajemen waktu dan jadwal: Mengatur jadwal harian, pertemuan, dan perjalanan, serta memastikan tidak ada bentrokan antara kegiatan yang harus dilakukan oleh atasan.
• Pengelolaan dokumen: Menyusun, mengorganisir, dan mengelola dokumen penting, termasuk surat menyurat, laporan, dan file lainnya.
• Komunikasi: Mengelola komunikasi, baik itu telepon, email, atau korespondensi lainnya, dan bertindak sebagai penghubung antara atasan dan pihak luar.
• Pengaturan perjalanan: Mengatur semua hal terkait perjalanan dinas, seperti tiket, akomodasi, transportasi, dan jadwal pertemuan.
• Menyelesaikan tugas administratif: Membantu menyusun laporan, membuat presentasi, dan mendukung kebutuhan administratif lainnya.
• Mengelola proyek khusus: Kadang-kadang, PA juga terlibat dalam proyek-proyek tertentu, membantu perencanaan dan pelaksanaannya.

Keterampilan dan Kualifikasi Personal Assistant

Untuk menjadi seorang personal assistant yang efektif, beberapa keterampilan dan kualifikasi berikut sangat dibutuhkan:

• Kemampuan organisasi: PA harus mampu mengatur banyak tugas dan jadwal tanpa keliru dan memastikan semua pekerjaan selesai tepat waktu.
• Kemampuan komunikasi: Karena PA sering berhubungan dengan banyak pihak, kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang baik sangat diperlukan.
• Keterampilan komputer: Kemampuan untuk menggunakan perangkat lunak produktivitas (seperti Microsoft Office, Google Workspace, atau perangkat lunak manajemen proyek) sangat penting.
• Kepekaan terhadap detail: PA harus memperhatikan detail dan memastikan bahwa semua informasi atau dokumen penting tercatat dengan benar.
• Kemampuan multitasking: Karena PA harus menangani berbagai tugas sekaligus, kemampuan multitasking yang baik adalah kunci.
• Kemampuan menjaga kerahasiaan: PA sering kali mengelola informasi yang sangat pribadi atau sensitif, sehingga integritas dan kerahasiaan adalah hal yang harus dijaga dengan sangat baik.

Tips Membuat Job Description Personal Assistant yang Baik dan Menarik

Untuk menarik kandidat terbaik, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan dalam membuat job description personal assistant:

1. Tulis dengan jelas dan detail: Kandidat harus bisa memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka. Jangan ragu untuk mencantumkan semua tugas yang akan dilakukan.
2. Sertakan kualifikasi yang jelas: Tentukan persyaratan yang jelas dan realistis untuk membantu Anda dalam menyaring kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Fokus pada keterampilan khusus: Selain pendidikan dan pengalaman, sebutkan keterampilan tertentu yang diinginkan, seperti kemampuan mengelola jadwal atau mengatur acara.
4. Gunakan bahasa yang menarik: Gunakan bahasa yang positif dan menggugah. Misalnya, daripada hanya mengatakan “Tugas Administratif,” coba tulis “Mengelola berbagai tugas administratif untuk meningkatkan efisiensi kantor.”
5. Sertakan peluang karier: Kandidat akan lebih tertarik jika mereka tahu ada peluang pengembangan karier di posisi tersebut. Sebutkan kemungkinan untuk meningkatkan tanggung jawab di masa depan.

Dengan menulis job description yang jelas, terperinci, dan menarik, Anda akan lebih mudah menarik kandidat terbaik untuk posisi personal assistant.

Pastikan juga untuk menyusun deskripsi sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan, agar calon karyawan dapat menilai apakah posisi tersebut sesuai dengan aspirasi karier mereka.

Setelah berhasil membuat job description personal assistant yang menarik, jangan lupa pasang lowongan Anda di Glints! Dapatkan akses ke ribuan kandidat potensial yang terampil dan siap bekerja. 

Contoh Job Description Personal Assistant

Setelah mengulik tentang tugas dan kualifikasi personal assistant, berikut beberapa contoh job description personal assistant. Ada yang untuk posisi fresh graduate maupun bagi yang sudah berpengalaman.

Silakan dipakai jadi rujukan dan disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

1. Contoh Job Description Personal Assistant untuk Fresh Graduate (Bahasa Indonesia)

Kami mencari pribadi yang dinamis, terorganisir, dan siap memberikan dukungan administratif yang luar biasa untuk atasan. Jika Anda memiliki kemampuan komunikasi yang baik, perhatian terhadap detail, serta keinginan untuk terus berkembang dalam dunia profesional, posisi personal assistant ini bisa menjadi kesempatan yang tepat untuk Anda. 

Di sini, Anda akan berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional dan mendukung berbagai tugas yang mendukung kesuksesan tim.

Deskripsi Pekerjaan:

• Mengelola jadwal dan kalender harian atasan dengan efisien dan tepat waktu.
• Menyusun surat menyurat dan korespondensi, menjaga komunikasi tetap lancar.
• Membantu persiapan rapat dan pertemuan, baik internal maupun eksternal, agar berjalan sukses.
• Mengatur perjalanan dinas, termasuk pemesanan tiket dan akomodasi, dengan perencanaan yang matang.
• Menyelesaikan berbagai tugas administratif lainnya yang mendukung kelancaran operasional.

Kualifikasi:

• Pendidikan minimal S1 di bidang Manajemen, Administrasi, atau jurusan sejenis.
• Terampil dalam menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Komunikatif, mampu bekerja dalam tim, dan memiliki kemampuan organisasi yang baik.
• Memiliki perhatian terhadap detail dan keinginan untuk terus belajar dan berkembang.

Jika Anda mencari tantangan baru dan siap untuk berkembang dalam peran yang dinamis, kami ingin mendengar dari Anda!

Segera kirimkan CV dan lamaran Anda untuk bergabung bersama tim kami!

2. Contoh Job Description Personal Assistant Berpengalaman (Bahasa Indonesia)

Apakah Anda seorang yang terorganisir, memiliki kemampuan komunikasi yang luar biasa, dan ingin menjadi bagian dari tim yang dinamis? Kami mencari Personal Assistant yang siap untuk mendukung kegiatan eksekutif dan memastikan segala sesuatunya berjalan dengan lancar dan efisien. Jika Anda memiliki pengalaman dan keterampilan administratif yang kuat, ini adalah kesempatan sempurna untuk membawa karier Anda ke level berikutnya.

Deskripsi Pekerjaan:

• Mengatur dan memprioritaskan jadwal harian serta kegiatan atasan untuk memastikan efisiensi waktu yang optimal.
• Mengelola korespondensi dan komunikasi dengan klien atau mitra bisnis secara profesional dan responsif.
• Mempersiapkan laporan bulanan dan presentasi untuk pertemuan eksekutif, memastikan informasi yang disampaikan akurat dan tepat waktu.
• Menyusun dan mengelola anggaran perjalanan dinas serta acara perusahaan dengan perencanaan yang matang.
• Memberikan dukungan administratif kepada tim manajemen dalam proyek dan tugas lainnya, menjaga kelancaran operasional perusahaan.

Kualifikasi:

• Pengalaman minimal 2 tahun di posisi personal assistant atau administrasi.
• Kemampuan komunikasi yang sangat baik, baik lisan maupun tulisan.
• Terampil dalam menggunakan perangkat lunak produktivitas seperti Google Workspace, MS Office, dll.
• Kemampuan multitasking dan pengelolaan waktu yang efektif dalam menghadapi tugas yang padat.
• Memiliki etika kerja yang tinggi dan dapat dipercaya dengan informasi sensitif.

Jika Anda siap untuk tantangan baru dan ingin berkembang di dunia profesional, kami ingin Anda bergabung dalam tim kami!

Segera kirimkan CV dan lamaran Anda dan buktikan bahwa Anda adalah kandidat yang kami cari!

3. Job Description for Personal Assistant Fresh Graduate (Bahasa Inggris)

We are looking for a dynamic, organized individual ready to provide exceptional administrative support to the executive. If you have strong communication skills, attention to detail, and a desire to continuously grow in the professional world, this Personal Assistant position could be the perfect opportunity for you.

Here, you will play a vital role in ensuring smooth operations and supporting various tasks that contribute to the success of the team.

Job Description:

• Efficiently and promptly manage the executive’s daily schedule and calendar.
• Draft letters and correspondence, ensuring smooth communication.
• Assist in preparing meetings and appointments, both internal and external, to ensure their success.
• Organize business trips, including booking tickets and accommodations, with careful planning.
• Complete various administrative tasks to support the smooth running of operations.

Qualifications:

• Minimum Bachelor’s degree in Management, Administration, or a related field.
• Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Strong communication skills, able to work well in a team, and have excellent organizational skills.
• Attention to detail with a desire to learn and develop further.

If you are looking for a new challenge and are ready to grow in a dynamic role, we want to hear from you!

Submit your CV and application to join our team today!

4. Contoh Job Description Personal Assistant Berpengalaman (Bahasa Inggris)

Are you an organized individual with exceptional communication skills, eager to be part of a dynamic team? We are looking for a Personal Assistant who is ready to support executive activities and ensure everything runs smoothly and efficiently. If you have strong administrative experience and skills, this is the perfect opportunity to take your career to the next level.

Job Description:

• Organize and prioritize the executive’s daily schedule and activities to ensure optimal time efficiency.
• Manage correspondence and communication with clients or business partners professionally and responsively.
• Prepare monthly reports and presentations for executive meetings, ensuring accurate and timely information.
• Plan and manage business travel budgets and corporate events with careful planning.
• Provide administrative support to the management team in projects and other tasks, ensuring smooth business operations.

Qualifications:

• Minimum 2 years of experience as a Personal Assistant or in an administrative role.
• Excellent communication skills, both written and verbal.
• Proficient in productivity software such as Google Workspace, MS Office, etc.
• Strong multitasking abilities and effective time management in handling a heavy workload.
• High work ethic and trustworthiness with sensitive information.

If you’re ready for a new challenge and want to grow in the professional world, we want you to join our team!

Submit your CV and application today and prove that you are the candidate we are looking for!

Itulah beberapa contoh job description untuk personal assistant (PA).

Kalau Anda sedang mencari kandidat yang tepat untuk bisnis Anda, coba pasang lowongan gratis di Glints! Anda bisa mendapatkan akses ke ribuan calon karyawan berkualitas dan segera mengisi posisi ini.