Staff Administrasi: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Dibutuhkan

Jobdesk utama staff administrasi adalah membantu dan mendukung kelancaran operasional dan komunikasi yang efektif di tempat kerja.

Tanggung jawab mereka biasanya meliputi menjawab panggilan telepon, menjadwalkan meeting, mencatat hasil meeting, dan mengorganisir dokumen.

Bila perusahaan Anda sedang mempertimbangkan untuk merekrut staff admin, di bawah ini Glints akan memberikan penjelasan lengkap mengenai tugas, skill, dan contoh job description untuk posisi staff administrasi. 

Pengertian Staff Administrasi

Staff administrasi bertanggung jawab untuk memastikan seluruh keperluan operasional dan administrasi perusahaan berjalan dengan baik dan efisien. 

Mereka bertugas untuk mendukung manajer dan karyawan lain melalui pekerjaan yang berkaitan dengan tata kelola, misalnya mengurus dokumen, menginput data, mengelola inventaris kantor, dan mengatur jadwal meeting. 

Staff administrasi juga perlu memiliki kemampuan komunikasi yang efektif, baik secara langsung, maupun melalui telepon dan email. Staff admin biasanya melapor pada manajer atau kepala divisi. 

Oleh sebab itu, staff admin memiliki peranan penting untuk menjamin kelancaran pekerjaan sehari-hari di perusahaan atau sebuah divisi. 

Jobdesk Staff Administrasi

Staff admin memiliki beragam tugas yang harus diselesaikan. Mereka juga harus bersedia melakukan tugas administratif tambahan jika diperlukan oleh rekan kerja dan manajer. Jobdesk utama staff administrasi antara lain: 

1. Mengelola Komunikasi

Jobdesk pertama staff administrasi adalah mengelola komunikasi di divisi atau perusahaan. 

Tugas ini termasuk mengangkat telepon, membalas email, mengirim surat, dan bertindak sebagai contact person bagi divisi lain atau klien eksternal. 

2. Membuat Jadwal Meeting

Tanggung jawab yang tak kalah penting bagi seorang staff admin adalah membuat jadwal meeting antar tim atau divisi, mengatur agenda untuk rekan kerja atau manajer, serta booking ruang meeting. 

3. Mengatur Dokumen

Mengatur dokumen menjadi salah satu jobdesk staff administrasi yang paling penting. Mereka akan memastikan segala file dan database terorganisir dengan baik dan gampang ditemukan jika suatu saat dibutuhkan. 

Staff admin akan menginput data, mem-backup data, mengarsip data-data yang dibutuhkan oleh perusahaan. 

Selain itu, tugas administratif lain yang biasanya dikerjakan sehari-hari di antaranya memfotokopi, scanning, mencetak dokumen, atau menjilid file. 

4. Mencatat Jalannya Meeting

Dalam beberapa kantor, staff admin tidak hanya menjadwalkan meeting, tapi juga ikut dalam jalannya meeting. 

Mereka bertanggung jawab mencatat isi rapat dan membuat rangkuman laporan hasil rapat tersebut. 

Hal ini memudahkan anggota tim untuk mengetahui detail dari rapat, apa saja yang harus diselesaikan, dan deadline untuk masing-masing tugas. 

5. Melakukan Pembukuan

Staff administrasi berperan untuk memproses kuitansi, mencatat pengeluaran, dan melakukan tugas pembukuan lainnya. 

6. Menyusun Rencana Perjalanan

Menyusun rencana perjalanan masuk ke dalam jobdesk staff administrasi. Bila karyawan harus melakukan perjalanan dinas, staff administrasi perlu memesan tiket pesawat atau kereta, melakukan reservasi hotel, dan menyewa mobil untuk bepergian di sana. 

7. Mengelola Inventaris Kantor

Inventaris kantor terdiri dari dua kategori yakni barang habis pakai, seperti kertas, pulpen, tinta printer, serta barang tidak habis pakai seperti lemari, scanner, komputer, mesin fotokopi, printer, meja, dan kursi. 

Staff admin bertanggung jawab terhadap inventaris kantor tersebut. Mereka memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik dan harus memesan alat tulis kantor yang akan habis.

Skill yang Diperlukan Staff Admin

Apa saja skill dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan jobdesk staff administrasi dengan baik? Ini daftarnya:

1. Keahlian Komunikasi yang Baik

Peran administratif sering kali memerlukan interaksi dengan rekan kerja, klien, atasan, dan anggota tim dari divisi lain. 

Soft skill komunikasi verbal dan tertulis yang baik sangat penting untuk bisa menyampaikan informasi, menjawab pertanyaan, dan bersikap profesional. 

Beberapa perusahaan juga mewajibkan kandidat staff admin untuk bisa berbahasa Inggris agar memudahkan korespondensi dengan klien asing atau perusahaan global. 

2. Mahir Menggunakan Komputer dan MS Office

Kebanyakan tugas administratif membutuhkan keahlian menggunakan komputer dan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), email, dan software kalender seperti Google Calendar. 

Beberapa perusahaan mungkin menggunakan AI untuk mengotomatisasi beberapa proses dan tugas, sehingga staff administrasi membutuhkan kemampuan literasi yang mumpuni. 

3. Mengelola Waktu dengan Baik

Staff administrasi bertanggung jawab untuk mengerjakan beberapa tugas dan deadline di waktu yang sama. 

Oleh sebab itu, mereka harus memiliki keterampilan tata kelola yang baik, termasuk memprioritaskan tugas, mengatur jadwal, dan time management. 

Dengan begitu, mereka bisa melakukan tugas-tugasnya dengan efisien dan tetap produktif. 

4. Teliti dan Rapi

Tugas administratif sering kali melibatkan penyusunan dokumen. Ketelitian terhadap detail dan kerapihan sangat penting untuk memastikan keakuratan dokumen, pencatatan, dan pembukuan. 

5. Punya Kemampuan Problem Solving

Kemampuan problem solving, berpikir kritis, dan pengambilan keputusan diperlukan dalam menjalankan jobdesk staff administrasi. 

Pasalnya, mereka akan sering berhadapan dengan masalah dan tantangan di kegiatan operasional sehari-hari. 

6. Bisa Menjaga Kerahasiaan

Staff admin harus punya integritas tinggi dan bisa menjaga kerahasiaan karena mereka banyak mengakses informasi rahasia seperti data karyawan, data finansial, dan email yang bersifat sensitif. 

7. Pendidikan Minimal SMA/SMK

Kualifikasi staff administrasi berikutnya adalah minimal pendidikan SMA atau SMK. Umumnya, kandidat lulusan SMK jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) lebih diprioritaskan karena mereka sudah terbiasa melakukan pekerjaan administratif. 

Namun, ada juga beberapa perusahaan yang mencari staff admin lulusan D3 atau S1 jurusan Administrasi Perkantoran atau Administrasi Bisnis. 

Jurusan lain yang juga dipertimbangkan untuk posisi staff administrasi yaitu Akuntansi atau Manajemen.

Lulusan SMA, SMK, D3, atau S1 memiliki keunggulannya masing-masing, semuanya kembali ke pilihan perusahaan. 

Contoh Job Description Staff Administrasi

Berikut contoh-contoh job description staff administrasi dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris yang bisa Anda jadikan referensi: 

1. Contoh Job Description Staff Admin Lulusan SMK Bahasa Indonesia

Tanggung Jawab:

• Anda bertanggung jawab untuk mengelola administrasi dokumen (cetak dan digital).
• Anda akan menyiapkan materi pemasaran.
• Anda bertanggung jawab melakukan komunikasi melalui telepon, email, dan surat.
• Anda bertugas untuk memperbarui database dan menyusun laporan rapat.

Kualifikasi:

• Lulusan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP)
• Mahir menggunakan MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Lancar berbahasa Inggris lisan dan tulisan.
• Perhatian terhadap detail yang tinggi.
• Etos kerja tinggi, cepat tanggap, dan mampu bekerja dengan deadline yang ketat.

2. Jobdesk Staff Administrasi Fresh Graduate S1 Bahasa Indonesia

Deskripsi Pekerjaan:

• Mengelola dokumen seperti faktur, kontrak, dan surat-surat resmi.
• Mengatur jadwal pertemuan, acara, dan meeting, serta mengelola kalender untuk staf senior.
• Mengatur logistik perjalanan, termasuk pemesanan akomodasi, transportasi, dan proses reimburse.
• Menyiapkan korespondensi di bawah bimbingan supervisor.
• Memberikan dukungan administratif lainnya kepada tim.

Kualifikasi Pendidikan dan Pengalaman: 

• Sarjana Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Terbuka untuk fresh graduates.
• Kemampuan verbal dan tulisan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris dasar.
• Mahir menggunakan MS Office (Word, Excel, PowerPoint) dan pengelolaan database.
• Kemampuan multitasking dan memenuhi deadline.
• Kemampuan organisasi dan interpersonal yang kuat.

3. Contoh Job Description Staff Admin Pengalaman 1 Tahun Bahasa Indonesia

Tanggung Jawab Utama:

• Mengelola dan mengarsip semua dokumen yang masuk/keluar.
• Menyimpan catatan dan dokumen administratif harian (cetak dan digital).
• Mengawasi proses dan data invoice.
• Berkomunikasi efektif dengan klien dan menangani tugas administratif.
• Mengelola agenda anggota tim dan menjadwalkan meeting.
• Mengelola inventory kantor dan mengajukan request pembelian jika diperlukan.

Kualifikasi: 

• Minimal D3 atau Sarjana Administrasi Bisnis atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 1 tahun di posisi serupa.
• Lancar berbahasa Indonesia dan Inggris (lisan dan tulisan).
• Mahir menggunakan Microsoft Office.
• Proaktif, teliti, dan dapat bekerja sama dengan baik dalam tim.
• Mampu multitasking dan menyelesaikan deadline yang ketat.

4. Contoh Job Description Staff Admin Lulusan SMK Bahasa Inggris

Key Responsibilities:

• You are responsible for managing document administration (hard copy and soft copy).
• You will prepare all marketing materials.
• You are responsible for coordinating phone, email, and postal communications.
• You will need to update the database and compile meeting reports.

Requirements:

• Vocational High School certificate in Office Administration preferred.
• Proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Fluent in written and spoken English.
• Meticulous attention to detail.
• Strong work ethic, fast learner, and able to work under tight deadlines.

5. Jobdesk Staff Administrasi Fresh Graduate S1 Bahasa Inggris

Full Job Description: 

• Manage documentation such as invoices, contracts, and official papers.
• Scheduling meetings, events, and appointments and manage calendars for senior staff
• Arrange travel logistics, including booking accommodations, transportation, and reimbursement process.
• Prepare correspondence under supervisor guidance.
• Provide administrative support to the team.

Education and Experience: 

• A bachelor’s degree in Business Administration, Management or a related field is required; fresh graduates are encouraged to apply.
• Excellent verbal and written skills in Bahasa Indonesia and basic English.
• Proficiency in office software, including MS Office (Word, Excel, PowerPoint) and database management.
• Multitasking and deadline management skills.
• Strong organizational and interpersonal skills.

6. Contoh Job Description Staff Admin Pengalaman 1 Tahun Bahasa Inggris

Key Responsibilities:

• Manage and record all incoming/outgoing documents.
• Maintain daily administrative records and files (soft copy and hard copy)
• Oversee invoice processing and documentation.
• Communicate effectively with clients and handle administrative tasks.
• Manage schedules and coordinate appointments.
• Manage office inventory and supplies, submit requests as needed.

Qualifications:

• Minimum D3 or Bachelor’s degree from Business Administration or related field.
• Minimum 1 year experience in the same position.
• Fluency in Indonesian and English (spoken and written).
• Advanced Microsoft Office skills.
• Proactive, detail-oriented, and team player.
• Able to multitask and meet tight deadlines.

Setelah membuat job description, Anda bisa memasarkan lowongan pekerjaan staff admin lewat Glints. 

Dengan mem-posting lowongan kerja di Glints, Anda bisa mendapatkan jutaan kandidat berkualitas dengan lebih praktis dan efisien. Coba sekarang! 

Tips Membuat Job Description Staff Admin yang Menarik

Agar Anda bisa menarik lebih banyak kandidat, simak tips membuat job description staff administrasi di bawah ini: 

1. Gunakan Kata “Anda”

Agar lebih personal dan lebih terkoneksi dengan kandidat, gunakanlah kata “Anda” dalam job description. 

Misalnya, “Anda akan berkolaborasi dengan anggota tim Marketing” atau “Anda bertanggung jawab melakukan arsip dokumen.” Cara ini membuat kandidat lebih mudah membayangkan pekerjaan tersebut. 

2. Tulis Detail yang Spesifik

Jelaskan tugas dan peralatan apa saja yang harus dikuasai oleh staff admin dengan lebih spesifik agar kandidat memahami ekspektasi perusahaan. 

Contoh, “Ahli menggunakan MS Office seperti Excel, Word, dan Outlook” atau “Mahir berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan.” Tips ini dapat menyaring kandidat yang tidak memiliki kemampuan tersebut. 

3. Jangan Terlalu Panjang

Daftar job description yang terlalu panjang (lebih dari 10 poin) akan menimbulkan kesan bahwa perusahaan Anda punya kebiasaan me-micromanage karyawan. 

Talenta yang berkualitas akan berinisiatif dan menggunakan pengetahuan mereka untuk memenuhi kualifikasi yang Anda butuhkan tanpa perlu ditulis terlalu banyak. 

Itu dia penjelasan lengkap mengenai jobdesk posisi staff administrasi, mulai dari tugas, kualifikasi, dan contoh job description yang bisa Anda buat. 

Jangan lupa gunakan Glints untuk merekrut kandidat staf admin yang diperlukan oleh perusahaan Anda!