HRIS Masa Depan Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Photo by Unsplash
HRIS adalah masa depan pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. Penggunaan teknologi yang semakin massif ditambah dengan dinamika dalam pengelolaan sumber daya manusia itu sendiri membuat teknologi ini semakin populer digunakan dari hari ke hari.
HRIS sendiri merupakan singkatan dari Human Resource Information System menjadi salah satu teknologi yang bisa membantu HR mengelola sumber daya manusia dalam perusahaan.
HRIS sendiri bisa membantu banyak fungsi administratif HR seperti absensi, penggajian, cuti dan beberapa fungsi yang lain. Pekerjaan administratif yang tidak terlihat seberapa namun menyita banyak jam kerja.
Dalam artikel ini, kita akan membahas mulai dari pengertian HRIS hingga fitur apa saja yang dibutuhkan ketika baru pertama kali memulai menggunakan teknologi ini.
HRIS adalah perangkat lunak atau software untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan input, pelacakan, dan rekapitulasi berbagai data serta informasi dalam bidang HR.
Meskipun berhubungan dengan sumber daya manusia, namun bukan hanya divisi HR saja yang terlibat dalam pengelolaan HRIS.
Hal ini dikarenakan urusan administratif karyawan juga berhubungan dengan divisi lain seperti keuangan.
Beberapa fungsi HRIS adalah database, rekrutmen, training, hingga manajemen. Artinya, mulai dari database karyawan, absensi, penggajian, rekrutmen, onboarding, hingga penilaian kinerja.
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, salah satu tugas HR adalah tugas administratif. Meskipun yang satu ini hanya salah satu namun sudah cukup menyita banyak waktu bagi HR sehingga perannya sebagai partner strategis bersama dengan manajemen.
Di sinilah peran HRIS menjadi penting, sehingga beban kerja administratif HR bisa berkurang karena terautomasi.
Ada beberapa pekerjaan administratif HR yang berulang seperti rekap kehadiran, proses penggajian hingga pendistribusiannya dan perhitungan pajak. Dengan menggunakan HRIS proses-proses ini bisa jadi berjalan otomatis.
Database karyawan yang sudah masuk sistem ditambah dengan HRIS yang mencatat absensi sudah bisa cukup membantu untuk membuat perhitungan gaji jadi lebih otomatis misalnya.
Dengan begitu pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih efisien. Apalagi dengan bantuan sistem HRIS, kesalahan karena human error juga bisa ditekan.
Saat ini salah satu tantangan yang dihadapi oleh banyak perusahaan adalah situasi yang tidak menentu akibat pandemi.
Dalam situasi ini, perhitungan dan perencanaan berbasis data menjadi semakin penting untuk mengkalkulasikan langkah bisnis ke depan.
HRIS menyediakan sistem informasi yang cepat, karena bisa diakses secara real-time, sekaligus tepat.
Hal ini karena sistem HRIS yang sifatnya terpusat dan otomatis.
Di masa sekarang ini, konon data adalah sumber minyak yang baru.
Artinya, siapa yang menguasai data akan bisa menguasai dunia.
Salah satu isu utamanya adalah keamanan data, apalagi data karyawan dan semua data HR adalah data-data yang sangat rahasia bagi perusahaan.
Dengan menggunakan sistem HR konvensional yang masih mengandalkan kertas dan penyimpanan fisik, data perusahaan sangat rawan untuk hilang, berubah dan disalahgunakan.
Sistem HRIS yang mengandalkan penyimpanan berbasis cloud, selain lebih aman, data yang tersimpan juga lebih fleksibel untuk digunakan karena bisa diakses di mana pun dan kapan pun.
Sebagai HR atau pun manajemen, Anda juga lebih mudah mengontrol siapa saja yang berhak memiliki akses terhadap data penting perusahaan.
Mungkin ketika membaca sub judul di atas, terlintas apa hubungannya HRIS dengan kepuasan karyawan?
HRIS membantu komunikasi antar karyawan maupun dengan bagian HR jadi lebih mudah dan transparan.
Untuk rekap kehadiran saja misalnya, selama ini dengan menggunakan sistem konvensional maka ini adalah data yang tertutup. Karyawan hanya tahu inputnya namun tidak bisa mengontrol apakah perhitungan yang dilakukan sesuai dengan inputnya. Kalaupun tidak sesuai, bagaimana karyawan punay data pembanding.
Hal ini salah satu yang jadi lebih transparan dengan adanya HRIS.
Dengan adanya transparansi maka kepercayaan terhadap perusahaan juga meningkat hal ini yang membuat motivasi kerja karyawan juga bisa meningkat.
Masalah penggajian adalah salah satu tugas HR yang berulang.
Dengan menggunakan software HRIS, proses penghitungan dan pendistribusian gaji bisa dilakukan dengan lebih cepat. Apalagi kalau sudah terintegrasi dengan fitur rekap kehadiran sehingga penghitungan tunjangan dan lembur juga bisa dilakukan otomatis.
Dalam HRIS, manajemen rekrutmen yang dimaksud adalah perencanaan dan pasca offering.
HR bisa menyusun tahapan proses rekrutmen hingga melakukan proses onboarding dan offboarding dengan lebih mudah.
Manajer HRD dan semua pihak yang terlibat dalam proses rekrutmen bisa memonitor proses ini dengan satu aplikasi sehingga prosesnya transparan.
Salah satu instrumen penting untuk menilai kinerja karyawan adalah yang satu ini.
Manajemen waktu ini juga termasuk di dalamnya, pencatatan kehadiran karyawan sehingga bisa terlihat kehadiran, cuti hingga jam lembur dari masing-masing karyawan. Hal ini akan membantu perhitungan gaji dan tunjangan dengan lebih akurat.
Menghadapi situasi yang tidak menentu seperti sekarang ini, peran data dalam perusahaan menjadi semakin penting. Termasuk di dalamnya pengelolaan data karyawan.
HRIS adalah salah satu instrumen yang bisa membantu perusahaan menyelesaikan masalah ini. Automasi dan produktivitas memang merupakan sisi yang penting namun demikian pengelolaan data karyawan yang terpadu, transparan dan mudah diakses oleh semua pihak juga adalah sesuatu yang penting untuk dipertimbangkan.
