9 Langkah Membuat Project Management yang Efektif

Sumber: Pexels

Pada dasarnya, project management adalah proses mengelola atau memimpin tim dalam mencapai target yang telah ditentukan dalam suatu proyek atau campaign. 

Suatu proyek biasanya terhambat oleh beberapa faktor. Inilah sebabnya manajemen proyek jadi sangat penting bagi para manajer. 

Lantas, bagaimana cara menyusun strategi yang jelas atau membangun rencana menjalankan proyek secara efektif? Berikut adalah 9 langkah konkret yang bisa memandu jalannya project management dalam sebuah organisasi. 

1. Jabarkan proyeknya dalam bagian-bagian yang lebih kecil 

Mulai dari paling awalnya dulu, yaitu dari nol. Semua proyek atau campaign memiliki kompleksitas dan terdiri atas berbagai lapisan. Ini berarti tahapannya berbeda-beda, tujuannya dan targetnya pun mungkin ada banyak.

Saat memulai sebuah project, coba jabarkan sedetail mungkin hingga ke bagian-bagian terkecilnya. Untuk itu, coba jawab dulu pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Tujuan utama dari proyek ini adalah?
• Apa saja tahap-tahap yang harus dijalani dan apa bedanya masing-masing tahap? 
• Apa hasil yang diharapkan dari setiap tahapan?

Kalau sudah dijabarkan, lanjutkan dengan perencanaan dan tentukan langkah selanjutnya. 

2. Ajak tim untuk berkumpul

Petakan siapa saja orang yang tepat untuk mengerjakan proyek ini. Pada setiap tahapnya, pertimbangkan:

• Orang yang bisa dan tahu cara mengerjakannya 
• Individu yang bisa, tetapi masih perlu dibimbing untuk mengerjakannya 
• Orang yang tidak bisa mengerjakannya tapi harus belajar supaya tahu 

Kumpulkan orang-orang tersebut dalam tim dan pastikan mereka bisa saling membantu satu sama lain. Tunjuk seorang pimpinan tim yang dipercaya dan sisanya adalah orang yang memang berkomitmen untuk mengerjakan proyek tersebut. 

Ada beberapa software untuk membantu project management yang bisa membantu mengatur jalannya proyek serta penugasan untuk tiap-tiap orang. Hal tersebut bisa menunjang produktivitas, komunikasi, dan kejelasan dalam tim.  

3.  Siapkan tools yang diperlukan

Tanpa tools atau segala alat penunjang, jangan harap tim bisa sukses menjalankan suatu proyek secara efektif. 

Maka, sebelum eksekusi proyek atau campaign, sebaiknya coba cek dulu:

• Tools yang sudah dimiliki
• Tools yang dibutuhkan
• Alat penunjang yang diperlukan 
• Sumber daya yang sudah dimiliki

Dengan melakukan pengecekan ini, akan lebih mudah untuk menentukan apakah proyeknya sudah bisa jalan atau harus menunggu sampai semua sumber daya memadai. 

Gantt charts adalah fitur untuk memantau dan menyusun timeline yang sudah umum dipakai banyak perusahaan. Dengan fitur ini, tim bisa melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap penugasan dan apa saja yang bisa dilakukan untuk mempercepat jalannya proyek. 

Selain itu, automasi pekerjaan seperti laporan otomatis atau integrasi email juga bisa membantu meminimalisir tugas-tugas manual yang tidak membutuhkan skill teknis sama sekali. 

4. Buat timeline yang realistis

Timeline adalah sebuah pendekatan strategis untuk menyelesaikan proyek atau campaign. Yang harus ada dalam timeline yang realistis adalah:

• Prioritas setiap tugas, dari yang paling mendesak ke yang tidak terlalu penting
• Tenggat waktu untuk setiap tahap 
• Kalender proyek secara keseluruhan dan penjabaran lebih detailnya bagi setiap tim/fungsi/anggota tim tertentu

Ingat, timeline yang jelas akan sangat membantu komunikasi baik internal maupun eksternal. Pastikan semua orang sepaham dan saling menghargai prioritas serta timeline masing-masing. Dengan begitu, produktivitas pun akan meningkat. 

5. Tulis hal-hal yang harus dikerjakan 

Untuk setiap tahapan dalam suatu proyek, ada tugas-tugas spesifik yang harus diselesaikan tim. Inilah yang akan membuat proyeknya berjalan terus dan mudah dipantau oleh pimpinan proyek. 

Maka, daftar tugas yang harus dikerjakan jadi salah satu unsur penting dalam project management. Coba mulai dari:

• Pikirkan setiap tahapan dalam proyek 
• Jabarkan tugas-tugas minor dalam setiap tahap dan tentukan siapa yang bertanggung jawab 
• Ajak anggota tim untuk menentukan tenggat waktu setiap tugas tersebut 

Semua ini harus ditulis dengan jelas dan rapi, semua orang pun harus punya akses untuk melihat daftar ini. Kalau ada yang merasa bingung proyeknya sampai di mana atau mana yang harus dikerjakan lebih dahulu, mereka tinggal melihat daftar ini. 

Pimpinan tim pun jadi bisa memantau lebih efektif bagaimana jalannya proyek atau apa saja hambatannya.

6. Antisipasi masalah yang mungkin terjadi

Dalam project management, mustahil kalau tidak ada masalah sama sekali. Karena itu, seorang pimpinan proyek yang baik seharusnya bisa mengantisipasi apa saja masalah yang mungkin terjadi dan bagaimana penyelesaiannya. Dengan kata lain, selalu siapkan plan B, C, D, hingga Z.

Anggota tim dan pimpinan tim juga sebaiknya selalu:

• Melihat potensi masalah atau tantangan 
• Catat setiap potensi masalah atau tantangan tersebut 
• Pikirkan solusinya
• Pastikan semua orang siap menghadapinya kalau masalah tersebut benar-benar terjadi 

Kesiapan menghadapi segala tantangan akan mendorong kepercayaan diri tim dalam menyelesaikan proyek atau campaign dengan produktivitas yang maksimal. 

7. Pimpin dan pandu tim  

Dalam sebuah project management, harus ada kepemimpinan yang akomodatif supaya semua orang bisa menjalankan fungsinya secara efektif. Oleh karenanya, tugas seorang pimpinan dalam proyek atau campaign antara lain:

• Memberikan feedback positif dan negatif secara jujur 
• Membangun kepercayaan dan rasa saling mendukung 
• Memberikan panduan dan bimbingan ketika diperlukan 
• Beri ruang dan kesempatan bagi anggota tim untuk mengajukan ide atau usulan
• Mendengarkan dan memberikan tanggapan 

8. Pastikan komunikasi berjalan lancar

Komunikasi bisa jadi kunci utama project management yang sukses. Jangan lupa, penting bagi project leader untuk membangun suasana yang sehat dan produktif di antara anggota tim.

Cara terbaik mewujudkan suasana tersebut adalah berkomunikasi dengan baik. Ada beberapa strategi dan tools yang bisa membantu:

• • Software atau tools kolaborasi tim team collaboration tools

• Conference call atau meeting 

• Sesi brainstorming atau bertukar ide
• Rapat rutin (setiap hari, setiap minggu, dll.)

Untuk menunjang dan mempertahankan suasana kerja yang positif, bisa juga adakan acara khusus di mana anggota tim bisa berkumpul dan memperkuat bonding. 

Dengan begitu, komunikasi antar anggota tim atau antara anggota tim dengan pimpinannya pun akan berjalan lancar dan produktif. 

9. Lakukan evaluasi

Sering terlupakan, evaluasi adalah bagian penting di akhir proyek atau campaign di mana setiap orang bisa melihat dengan jelas apa yang telah berhasil dicapai selama ini.

Harapannya, setiap orang akan belajar dari pengalaman ini dan jadi lebih bersemangat untuk proyek-proyek yang akan datang. 

Apa saja yang harus dievaluasi pada akhir proyek? Di antaranya yaitu:

• Kerja sama tim 
• Konsistensi memenuhi tenggat waktu 
• Produktivitas tim 
• Ide-ide baru yang berhasil 
• Masalah dan tantangan yang dihadapi
• Hasil/target yang dicapai

Semua aspek ini baiknya dibahas bersama dengan seluruh anggota tim, barulah bisa menentukan apakah proyek ini bisa dikatakan sukses. 

Talent terbaik dalam tim juga jadi kunci project management yang sukses

Selain sembilan langkah di atas, tahapan paling awal untuk memastikan kesuksesan project management adalah memiliki sumber daya manusia dengan skill dan ilmu paling cocok untuk kebutuhan proyek atau campaign yang dijalankan. 

Platform rekrutmen Glints TalentHunt bisa membantu mendapatkan kandidat terbaik di industri untuk proyek Anda, hanya dalam waktu 2-3 minggu.

Dengan bantuan tim spesialis kami, proyek bisa segera jalan tanpa harus menunggu berbulan-bulan untuk mendapatkan talent yang tepat. 

Pasalnya, tim rekruter kami yang akan melakukan screening terhadap kandidat terbaik di pasar dengan bantuan teknologi berbasis AI.

Kandidat yang sudah dikurasi sesuai dengan kebutuhan tim Anda akan direkomendasikan untuk kemudian Anda proses lewat wawancara atau skill test. 

Tak perlu ada biaya yang dibayarkan di awal untuk mengiklankan lowongan dan mendapatkan kandidat terpilih. Anda hanya akan membayar setelah tech talent terbaik berhasil direkrut dari platform rekrutmen kami.

Anda pun bisa mengalokasikan resource ke hal-hal lebih penting yang bisa menunjang proyek atau campaign Anda. 

Klik https://talenthunt.glints.id untuk mulai merekrut talent terbaik. Konsultasikan dengan kami secara gratis posisi yang ingin direkrut, deskripsi pekerjaannya, dan kriteria yang Anda harapkan. 

Anda juga akan mendapat jaminan selama 90 hari. Penggantian kandidat tidak akan dikenakan biaya jika tenaga ahli yang kami rekomendasikan tidak sesuai ekspektasi.