Khối lượng công việc là gì? Cách quản lý khối lượng công việc hiệu quả?

anh.ly@glints.com

[email protected]

March 30, 2023
khối lượng công việc

Khối lượng công việc là gì? Khối lượng công việc là điều cần phải xác định trước khi chúng ta bắt tay vào làm bất kỳ một công việc gì. Không có một quy chuẩn nhất định cho khối lượng công việc mà mỗi công việc, vị trí sẽ có một khối lượng công việc biệt lập. Trong bài viết sau đây, hãy cùng Glints tìm hiểu về các vấn đề xoay quanh việc quản lý khối lượng công việc hiệu quả.

I. Khối lượng công việc được hiểu như thế nào?

Trong tiếng Anh, khối lượng công việc được gọi là “workload”. Tuy không có khái niệm mô tả cụ thể cho thuật ngữ này nhưng chúng ta có thể hiểu: khối lượng công việc chính là định lượng và định tính cho một công việc.

khối lượng công việc

Vậy thế nào là định lượng và định tính?

  • Định lượng chính là số lượng công việc, giúp nhà quản lý ước lượng được rằng với công việc này thì nhân viên phải làm những gì và làm bao nhiêu.
  • Định tính chính là tính chất của công việc, cụ thể là độ khó dễ.

Từ 2 khái niệm này, khối lượng công việc sẽ được xác định bằng thước đo định tính và định lượng. Theo đó, nhà quản lý có thể đưa ra một khối lượng công việc phù hợp và cụ thể cho từng vị trí công việc.

Mặt khác, nhà quản lý có thể thông qua đó để ước tính xem khối lượng công việc của từng từ vị trí như vậy là ổn chưa. Nếu ít thì có thể tăng thêm mà nếu quá tải thì có thể giảm đi. Điều quan trọng nhất là phải cân bằng và tối ưu nó để nhân viên thực hiện có thể đạt được năng suất cao.

>>> Tham khảo thêm: Thương hiệu tuyển dụng là gì? Cách xây dựng thương hiệu tuyển dụng

>>> Tham khảo thêm: Những điều cần biết về chế độ đãi ngộ nhân viên

>>> Tham khảo thêm: Chiến lược giữ chân nhân viên giỏi

>>> Tham khảo thêm: Lợi ích của việc đào tạo nâng cao chuyên môn cho nhân viên

>>> Tham khảo thêm: Những điều bạn cần biết về Employee Value Proposition

II. Cách quản lý khối lượng công việc hiệu quả

1. Tránh xa “đa nhiệm”

Ngày nay, rất nhiều ý kiến cho rằng một cá nhân càng làm được nhiều việc thì càng tốt. Quan điểm này tuy không sai, nhưng cũng không hoàn toàn chính xác. Đa nhiệm với các nhiệm vụ khác nhau sẽ phải phụ thuộc vào thời gian và kỹ năng của mỗi người. Có 2 lý do cần cân nhắc trước khi áp dụng hình thức “đa nhiệm” là:

  • Trước nhất, không phải ai cũng có khả năng hiểu và thực hiện công việc không thuộc chuyên môn của mình. Để kiêm nhiệm một công việc mới, nhân viên sẽ phải dành thời gian học hỏi, trau dồi kiến thức lẫn kỹ năng cần thiết.
  • Thứ hai, quỹ thời gian của mỗi người là như nhau, đều có 24 giờ / ngày cho công việc, nghỉ ngơi và một số hoạt động khác. Đôi khi, nhiệm vụ chính phải làm đã chiếm gần hết thời gian dành cho công việc trong 1 ngày.

Với hai lý do trên, đa nhiệm không hẳn là một điều tốt. Điều quan trọng là người quản lý cần nhìn nhận đúng năng lực và thời gian của nhân viên. Trong trường hợp nhân viên kiêm quá nhiều công việc, có thể dẫn đến tình trạng tất cả các công việc đều không đạt chất lượng.

Ngược lại, nếu nhân viên cảm thấy bản thân có đủ thời gian và sức lực, họ cũng hoàn toàn có thể làm những công việc khác miễn là đảm bảo được chất lượng và tiến độ công việc.

Tuyển dụng nhân sự thành công không hề dễ dàng. Hãy để Glints giúp bạn!


2. Sắp xếp quy trình làm việc hợp lý

Một trong những bí quyết quản lý khối lượng công việc hiệu quả đó là phải biết cách thiết lập quá trình làm việc hợp lý. Đôi khi, nhân viên sẽ thấy bối rối vì không biết phải ưu tiên việc nào. Đó là dấu hiệu cho thấy họ đang mất kiểm soát trong công việc.

Đặc biệt, đối với những người có nhiều công việc thì ưu tiên cao nhất là sắp đặt và tổ chức công việc một cách hiệu quả. Không chỉ nhân viên gặp phải tình trạng này mà còn xảy ra ở các cấp quản lý. Bất kỳ ai nếu không kiểm soát được khối lượng công việc của mình cũng sẽ bối rối và mắc sai lầm.

Vậy phải xử lý vấn đề này như thế nào? Điều quan trọng là tổ chức lại toàn bộ khối lượng công việc, nghĩa là dành một chút thời gian để xác định nhiệm vụ nào cần được hoàn thành trước, nhiệm vụ nào có thể tạm gác lại.

3. Ứng dụng các công cụ hỗ trợ

Sử dụng các công cụ, hệ thống công nghệ cũng là một kỹ năng quản lý khối lượng công việc hữu dụng. Nếu như trước đây, chúng ta thường dựa vào các phương pháp quản lý khối lượng công việc khá thủ công thì đến hiện tại, những phương pháp đó hầu như đã trở nên lỗi thời và kém hiệu quả. Thay vào đó, việc ứng dụng công nghệ hiện đại sẽ giúp nhà quản lý giải quyết nhiều vấn đề về khối lượng công việc, điển hình trong số đó là phần mềm quản lý công việc mà chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể hơn trong phần tiếp theo đây.

4. Sử dụng hệ thống hoặc phần mềm quản lý công việc

Ngày nay, nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng các phần mềm quản lý công việc hàng ngày. Đây là các phần mềm được thiết kế đặc biệt hoặc tích hợp vào các chương trình quản lý nhân viên. Thông qua phần mềm này, các công việc sẽ được giao cho nhân viên dựa theo thời gian và khả năng của nhân viên đó.

Với hệ thống phần mềm quản lý công việc, nhà quản lý chỉ cần nhập các dữ liệu cần thiết như: những nhiệm vụ khác nhau, thời gian cần thiết để thực hiện công việc theo năng lực của nhân viên, deadline hoàn thành công việc,… Sau đó, hệ thống sẽ tự động phân công các công việc phù hợp nhất với từng người. Ngoài ra, nhân viên cũng có thể sử dụng phần mềm này để tìm hiểu công việc họ phải làm.

III. Kết luận

Glints mong rằng những thông tin trên hữu ích đối với bạn và doanh nghiệp. Qua đó, bạn có thể kế hoạch quản lý công việc của từng nhân viên 1 cách hiệu quả hơn.

Các bạn có thể truy cập vào Glints Blog và trang FaceBook “Glints for Employers VietNam” để xem thêm những bài viết khác về chủ đề nhân sự và tuyển dụng. 

Để nhận tất cả những thông tin và ưu đãi mới nhất từ Glints, bạn vui lòng đăng ký tham gia bản tin của Glints. Xin cám ơn.

Đăng ký nhận thông tin
Đăng ký để nhận những thông tin và kiến thức mới nhất trong ngành về Tuyển dụng, Phát triển doanh nghiệp và Quản trị nhân sự